如何有效率寫文章

如何有效率寫文章?

分享我的每日更文小技巧


內容最後更新時間:2023-10-23

前言:如何有效率寫文章?

這年頭,想要利用寫文章賺錢的人越來越多,但最常遇到的狀況就是無法自制,缺乏效率。

一直以來,我的更文速度都不算太慢,除非有重大業務,不然基本上兩到三天就能產出一篇長篇文章,短文的話更是可以每日更新。

還因為這個原因,被我一些也在經營網站的夥伴們稱為「速更王」,大家希望我能寫一篇自己的寫文章流程與技巧,想了解我是如何有效率寫文章的。

所以這篇文章就來輕鬆分享一下,也當作是自我的一個紀錄。

寫文章前的準備

#1 找到一個適合的環境

對我來說,打文章時的環境是最重要的,沒有好的打文章環境我無法專注產出好文章。

我也曾經嘗試各種環境:

  • 自己的書桌:環境太熟悉,打到一半很容易分心,可能想整理一下桌面,或是玩玩抽屜(?) … 之類的。
  • 咖啡廳:咖啡甜點都太香了,可能會受不了點份餐點,然後吃完後血液跑到胃裡,接著就開始度估。
  • 速食店:很吵,非常吵,完全無法專心,而且霸佔著座位店員會盯著你,一整個雞皮疙瘩就起來了。

最後發現最適合自己的是迷人的圖書館,不但非常安靜,又不會有食物的味道,更不會有熟悉的物品可以東摸西摸。

雖然可能偶爾會有人睡覺睡到打呼,不過對我來說算是目前最好的環境,所以現在我打文章基本上都是在圖書館打。(絕對不是因為冷氣的溫度很舒服)

#2 搭配適當的音樂

雖然說是搭配適當的音樂,但其實我也不是每次打文章都會聽音樂,最主要是根據本身的狀態去決定,而不同狀態聽的音樂也都會不一樣。

可能早上要打文章,但還沒醒腦,就先來首 Avicii 的《Hey Brother》振奮一下。

如果發現自己無法靜下心來,就放個鋼琴背景音樂聽聽,先平靜自己焦躁的內心。

不過大部分打文章還是會聽白噪音居多,白噪音真的是最幫助專注的音頻。(不懂白噪音的看這篇)

而也有時候我也會只戴著耳機,但什麼音樂都沒有放。基本上聽音樂主要是要幫助自己進入「心流狀態」,一旦進入後,背景音樂放什麼你完全不會去注意到。

我們聽音樂必須是對你的狀態有幫助,並不是為聽而聽。如果你換了幾首歌後發現還是無法專注,請關掉你的音樂、拔掉你的耳機,直接打文章。

#3 列出時程表

對於每天要做的事情,我習慣先排程。而如果那天是預計要打文章,我也會照自己打文章的流程去排每一段時間需要做什麼。

我愛用的排程工具是「Trello」,其實它不是個正統的排程工具,而是一個專案管理工具,但我覺得拿它來排程超好用的!(延伸閱讀:Trello教學與實際應用)

給大家看看我在 Trello 上的文章排程:

Trello排程
Trello 上的文章排程

剛開始基本上無法照著排程上的時間完成進度,絕對會超出時間拖到後面行程,但千萬不要放棄。

大約持續一個月左右的調整,你會發現自己越來越抓得清楚自己完成某項任務所需的時間,而排程的時間也會越抓越準。

Q:太多無法預測的干擾或突發狀況怎麼辦?
A:我在每項行程的時間中,都會多預留一些「彈性時間」,可能是 5~10 分鐘不等,為了就是遇到這些突發狀況後可以有個緩衝。

小更新:後來我上了《Hahow:Notion 實戰課程:打造專屬數位工作術》這堂課 (Notion 課程評價文),所以就把 Trello 上的排程,整合到 Notion 中,形式沒有太大改變,不過藉由 Notion 與其他不同業務的資料庫串聯,優化了我的整體工作流程。

如何更有效率寫文章 – 我的寫文章流程

講了那麼多,現在才要開始分享我的寫文章流程。以下是寫「大部分」文章的流程,當然也會因為文章性質不同而有改變。

STEP1:關鍵字搜索

首先,針對想要撰寫的主題去搜尋關鍵字,用 UbersuggestRanking 等關鍵字工具先搜尋出主要關鍵字,並列出可行的幾個記錄下來。

而後將每個關鍵字,在 Google 搜尋引擎中一一查看,並找出一個最適合的關鍵字當作此篇文章的關鍵字。其實一方面也是利用 Google 的關鍵字建議,看看會搜尋這些關鍵字的人們有哪些潛在問題,可以列入往後的內容規劃。

查找關鍵字的一些觀念 (非實務技巧),可以參考這篇:文章如何選擇關鍵字?

STEP2:文章瀏覽&資料蒐集

將文章關鍵字搜尋結果第一頁的文章全部點開,一篇一篇看 (為此我還特地買了台高效能的電腦),並將有參考價值的資訊留下來。

而在第一步驟決定關鍵字的時候,如果有找到幾篇內容不錯的文章,即使不同關鍵字也會留下來作為參考資訊。(主要是讓自己在原先內容外能有額外的靈感,豐富文章觀點)

STEP3:文章架構規劃

根據剛剛查到的參考資料,大致上可以知道該篇文章需要怎麼樣的架構,再加上自己原先就打算撰寫的部分,作出初步的文章架構規劃,可以打在記事本或是手寫下來。

注意:這邊參考的只限於「架構」,內容字句絕對不能抄襲,我最討厭抄襲了!(被抄襲超多篇的人之怒吼)

而這個架構,只是「暫訂」的,在撰寫文章的過程中,都可以進行補充或修改的。

讓大家看一下我這篇文章的原始架構:

文章架構
本文的文章原始架構

STEP4:文章基本設定

將基本的標題、永久連結、關鍵字、分類、標籤 … 等,都先設定完成。

接著將剛剛規劃好的架構打上去,所以這步驟只會出現各段的標題,段落文字地方先留白。(我是用 WordPress 的古騰堡編輯器,可以一個一個區塊先打好)

而一些排版外觀的部分,像是版面樣式設定、標題間隔、段落留白等,也都是這時候處理。剛開始位置會抓不太準,多寫幾篇大概就知道了。

STEP5:內文撰寫

接著就來到重點的內文撰寫,這裡有個速度的關鍵。剛剛前面我已經將文章分成一段一段了,接著我就開始「填空」。

而還記得考試的時候遇到填空題怎麼作答嗎?應該是會先把會寫的、好寫的先寫完對吧?

文章也是一樣,我並不會照順序從頭開始打,而是先把簡單的區塊先處理掉,這樣做有幾個好處:

  • 藉由簡單的區段進入專注狀態,當狀況最好時,正好可以處理比較困難的段落。
  • 心裡會覺得既然大部分簡單的區塊都完成了,不如一口氣也把困難的完成,有一股驅使你完成文章的動力。

在內文撰寫這個階段,除了文字外,也會同步插入連結以及 CTA,但不會插入圖片 (後面會解釋)。

STEP6:插入圖片

剛剛在撰寫文字的部分時,我不會一邊插入圖片,而是會先留著圖片的區塊。

我認為大腦在處理文字跟圖像的部位是不一樣的,如果文字打到一半去插入照片,很容易就會分心。

而我將圖片分為兩大類:

  1. 現成圖片:也就是一些圖庫的照片,可以直接抓來插入文章,一般我會優先處理。(我把我平時會用的圖庫都整理在這篇「精選圖庫推薦」)
  2. 美工圖片:泛指需要美編、加工的圖片,我會先製作完後,再一次性地上傳插入文章。(精選圖片也是此時做)

另外,所有圖片我都會在上傳前先進行大小調整或壓縮,這樣可以節省掉上傳後另行調整的時間。

補充:如果文章中有影片的部分,我習慣在打文字時就會同時插入,因為一般來說文章中的影片數量應該不會太多,比較不會有分心的問題。

STEP7:插入制式內容

制式內容就像是文章中的訂閱框、LikeButton、各段的導流連結、結尾延伸閱讀、結尾文字 … 等等。

而這個時候因為需要找尋文章中適當的位置插入,文章會從頭到尾瀏覽一次,我就會順便檢查整個文章的排版。

STEP8:全文校正

到這個步驟時,會進行全文校正,校正的點大致上可分為:

  • 是否有出現錯別字?
  • 文字語句是否通順?
  • 內文是否需要補充?
  • 圖片是否符合比例?
  • 文中連結是否正常?
  • SEO技術最終檢查?

如果校正時有發現問題會即時修正,我會重複看全文大約 2~3 次,將錯誤降至最低,確保文章品質。

STEP9:內容說明及摘要撰寫

對,不用懷疑,我一直到這個時候才會來撰寫內容說明及摘要。

因為到這個時候,文章整體來說已經完成,自己也會對文章內容比較有整體性的概念,說明及摘要就會呼之欲出。

而一般來說,我會開啟預覽分頁,對照著我文章開頭的「目錄」去撰寫。(目錄基本上就含括了整篇文章的重點主題)

STEP10:發佈貼文

到這個步驟就恭喜你,整個文章完成啦!可以安心地發佈貼文,有發現錯誤再回來修正。

稍微休息一下子,接著馬上繼續撰寫下一篇文章!

寫文章小技巧分享

在寫了近百篇文章後,我對於寫文章有些小小的心得技巧想和各位分享,希望能夠幫助到大家。

延伸閱讀:如何寫好部落格文章?20條我在寫作上的堅持

#1 紀錄平時閃過的靈感

寫一篇文章最怕遇到什麼事情?我想莫過於沒靈感吧。每次正當我們想開始寫文章時,卻又因為沒靈感不知道要寫什麼而卡住,卡久了就又不想打文章了。

然而,在平日時總是會閃過許多關於文章的靈感,此時千萬不要讓它就這樣過去,不管你手邊有什麼東西,先記錄下來就對了

像我就很習慣用手機的記事本,將我的靈感直接紀錄下來,可能是一段話,也可能只有幾個字。等到要寫文章時,就可以直接從這些紀錄中進行篩選,消除了對於許多人來說最花時間的靈感問題。

#2 屏除可控制的外在干擾

寫文章慢的最大主因,莫過於無法專注,可能寫到一半訊息跳出來、通知跑出來 …,這些都是影響你效率的真正原因。

在寫文章前,我會建議把所有可能會給你造成干擾的事物先行剔除,像是手機關通知、LINE 關提醒、社交網頁關閉 … 等等。

當我們已經屏除可控制的外在干擾,才有餘力去處理一些不可控制的外在影響。(像我打到這邊的時候網路突然斷線,但整體而言對我並不影響)

#3 先嘗試過後再說不想寫

在你覺得自己不想寫的時候,請先逼自己坐在電腦前面,哪怕是幾個字也好,打就對了。

很多時候你並不是真的不想寫,只是沒有進入狀況,你的腦就會讓你覺得一切很困難,進而產生厭惡感。但一旦你突破那個開始的門檻後,就能夠持續地寫下去 (我超常進入狀況後就不想停下來)。

不過如果你逼自己行動後還是發現很沒有意願,那麼就先暫停吧,不然這種狀態下也無法產出高品質的文章,可以去做一些完全與寫作沒關係的事情,釋放你的大腦。

#4 寫之前想想自己的使命

在開始撰寫文章之前,可以先思考幾個問題,讓你在寫作時可以更聚焦:

  • 這篇內容的核心重點我想要表達什麼?
  • 我希望讀者看完文章後可以帶走什麼?

這樣做,除了可以幫助自己更專注在寫作上,寫出來的作品也能夠比較言之有物,而不會有太多沒有太多意義的訊息。(經驗上,如果沒有事先想好,真的很容易寫一寫就偏掉)

#5 不要回頭檢查文章

這點我覺得也是個吃掉時間的大原因,我們很習慣會打到一個段落的時候回頭去檢查文章,看語句通不通順或是有沒有錯字。

但事實上,這樣子做只會造成時間的浪費,因為你會想一直改一直修,直到自己滿意為止。但一段文字每次看,保證每次的感覺都不一樣,永遠不會有滿意的那天。

想要檢查文章,請訂定一個「校正時間」,花一段時間一次性地校正整篇文章,保證有效率多了。

#6 寫不下去請抽離

這點算是第三點的延伸。一個人再怎麼會寫,有時候真的會遇到沒有想法或是寫不下去的時候,像我也常常如此。

而這種時候就別寫了,請馬上停下手邊的工作,看是要去吃吃東西、散散步,或是看看影片都好,你必須先把自己抽離那樣子的惡性循環。

等到休息充足,靈感開始出現時,這就是你該回到工作崗位繼續奮鬥的時候了!

延伸閱讀:15個在家工作技巧!保證讓你效率提升500%

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結論:專注力會是你的決勝點

大致上我的寫文章流程及技巧就是以上的內容,其實我相信整體來說跟大部分人沒有多大的差異,差就差在我能夠擁有更高的「專注力」。在這個紛亂嘈雜的時代,擁有專注力你就已經贏一半了。

真正的專注,是可以達到一種「無我」的境界,你不會感受到任何外在事物,可能原本聽的音樂會聽不見、身邊東西也看不著,此時的你已經完全跟文章融合成一體。

希望這篇文章能夠幫助到需要的各位。大家都是怎麼寫文章的呢?歡迎在底下留言跟我及大家分享交流喔!

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如何有效率寫文章?分享我的每日更文小技巧 2

在〈如何有效率寫文章?分享我的每日更文小技巧〉中有 18 則留言

  1. 講得好詳細!連場地及音樂都是重點,非常有系統!
    我都隨便耶,有時候手機抓起來也可以寫得很開心XD隨時拍照插圖片(難怪我的效率不夠⋯)看來做事的方法是有很多優化的空間的!謝謝版主分享

    1. 那是因為我是工作狂啦,各個細節都很在意,也會盡量把流程系統化 ~
      不一定要學我啦!每個人都有不同的方式,適合自己最重要!

  2. 蒐集資料好快啊,望塵莫及!我常常花不少時間在蒐集資料,另外圖片壓縮和編輯也花很多時間,有沒有更好的圖片壓縮軟體推薦啊?

  3. 看看你寫文的流程~再對照自己的,覺得很有趣!^^也讓人有了一些修正流程的靈感!感謝分享!

  4. 這篇文章好實用QQ
    寫文章小技巧#3 #4完全是我的痛點!
    好用心分享實作的方式,有這些方法參考真好,謝謝你

    1. 謝謝你的稱讚!我每寫一篇文章,都是向大家分享自己最真實的體悟,如果能因此幫助到人,我會特別開心><

  5. 你好 Dean ,非常实用的文章 !想请教一下什么是 “SEO技術最終檢查” ?

    1. 是針對文章中一些對於友善搜尋引擎排名該留意的部分進行檢查喔!(當然,文章內容還是最重要的)

  6. 「一段文字每次看,保證每次的感覺都不一樣,永遠不會有滿意的那天。想要檢查文章,請訂定一個「校正時間」,花一段時間一次性地校正整篇文章,保證有效率多了。」

    跟結論 專注是致勝觀點
    完全是文案者跟製圖設計者的心聲
    有時候製圖到一半就一直調細項
    結果完成時間一直延後
    永遠沒有完成的一天

    我現在寫文案也是給自己一個校正時間
    堅持錯字、修改排版

    我發現真的效率許多!

    By完美主義的拖延症製圖者

    1. 對呀~ 我之前也很喜歡寫到一半回去修改,結果都拖超久。
      其實這樣也是讓自己學會接受不完美,畢竟在很多時候,完成真的比完美重要。

  7. Hi Dean

    非常謝謝你的分享!摩拳擦掌準備執行看看~
    有問題想請教:Step 9 的內容說明及撰寫摘要是指哪個部分呢?謝謝!

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