提升工作效率

如何提升工作效率?

讓創業家告訴你20個最有效的方法


前言

這陣子在撰寫一些有關提升工作效率、時間管理、專注力的相關文章,查詢資料時就有發現一些蠻有趣的文章,覺得大家沒看到實在太可惜了。

於是我將這些文章彙整,再加上一些個人的觀點,整理成這篇文章分享給大家,希望每個人都能從中學習到一些技巧知識。

參考的文章連結我會放在文末,如果有興趣的人也可以點擊查看,接著就讓我們開始今天的主題吧!

如何提升工作效率 – 看看創業家們怎麼說?

#1 Asana 共同創辦人兼執行長 Dustin Moskovitz

Dustin Moskovitz

#2 Sensara Technologies 首席執行官 Bharath Kumar

Bharath Kumar

#3 連續創業家兼技術顧問 Matt DeCelles

Matt DeCelles

#4 Lunar Logic Polska 創辦人 Paul A. Klipp

Paul A. Klipp

#5 大學教授兼多間新創公司的創辦人 Bryan Guido Hassin

Bryan Guido Hassin

#6 Hidden Reflex 創辦人 Alok Bhardwaj

Alok Bhardwaj



#7 Crisp 創始人兼首席執行官 Gokul Nath Sridhar

Gokul Nath Sridhar

#8 Splento 的創始人兼首席執行官 Roman Grigorjev

Roman Grigoriev

#9 Lolabox 共同創辦人 Christian Sutardi

Christian Sutardi

#10 銷售訓練師 Jason Kanigan

Jason Kanigan

#11 心理治療師兼 NLP 訓練師 Ivan Staroversky

Ivan Staroversky

#12 Staff.com 創辦人 Rob Rawson

Rob Rawson

#13 網路創業家 Daniel Tan Kh

Daniel Tan Kh
Call To Action

Click here to change this text. Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.

如何提升工作效率 – 時間管理

時間

為什麼有些人的一天感覺不只有 24 小時,人家需要花兩天的事情,他一天就做完了。

這就要講到「時間管理」的重要性了,依據前述幾位創業家的分享,我從其中歸納出 10 點。


#1 把目標由大拆小

➤ 試著將大的目標,拆成一個一個的小目標。

舉例來說,假如今日需要產出一篇文章:

  • 「我今天的目標是打完這篇文章!」
  • 「1. 完成關鍵字搜索;2. 搜尋相關資料;3. 撰寫內文 …. 」

拆成小目標可以更具體了解自己需要完成哪些事,而並非雜亂無章,導致最終每件事都做一半。

#2 預估與分配時間

➤ 預估每件事需要花費的時間與精力,並進一步去分配。

需要先了解自己狀態,再了解事情性質,最後決定該在什麼時候做什麼,像我自己就是:

  • 早上很容易沒精神,所以就排定一些不需要高專注力的事情,EX:回覆網站留言
  • 下午可能就精神比較好,就可以開始查找資料,撰寫文章 … 等。

要注意,每個人的習慣都不一樣,找到一套最適合自己的方法很重要。

#3 給自己彈性時間

➤ 在排行程時,為自己留些能夠彈性運用的時間。

像我如何更有效率寫文章?分享我的每日更文小技巧這篇文章中有提到,我建議在每安排每項行程時,都預留 5~10 分鐘作為「彈性時間」。

用以應付突如其來的狀況,讓自己能夠有個緩衝的時間。就算沒有狀況發生,也可以將後續行程往前拉,或是對於執行完的任務 Double Check。

#4 專注一件事就好

➤ 專心完成一件事,而非分心同時做許多事。

人類的大腦比較適合一次處理一件事情,專注於當下所做的那件事會是最有效率的作法。

  • ✘ 同時處理兩件或兩件以上的事情 ☛ 到最後所有事情都沒有完成
  • ✔ 一次就只專注於正在處理的事情 ☛ 事情很快就完成,接著再執行下一項任務

#5 重要的事要先做

➤ 比較重要或是比較複雜的事情,需要先完成。

那些比較重要或是比較複雜的事情,所需要的專注程度勢必需要更高。而人們卻因為惰性,常常喜歡先處理比較簡單輕鬆的事情,但那樣會造成:

  • 當你要處理重要的事情時,你的注意力已經開始渙散了 (或是精力不足)
  • 你會發現當你開始處理重要的事情時,時間已經所剩不多

不過,如果是對於一些需要時間進入狀況的任務,我認為就可以從簡單的事情做起,到執行複雜任務時反倒會是最佳狀態。

#6 馬上能完成的先做

➤ 如果是在短時間內就可以完成的事情,請立馬去執行。

就像前一節 Christian Sutardi 所提到的「兩分鐘定律」,先去思考該件事情是否能在兩分鐘內就完成?

  • 如果可以,當下就立馬完成
  • 如果不行,排定到未來行程

如此一來,不但會因為「正向時間壓力」增加了處理事情的速度;更會培養自己「做就對了」的好習慣。

#7 交給比你專業的人

➤ 如果不是自己在行的事情,就交給別人做吧。

也一樣來自前一節 Matt DeCelles 所提,對於自己不在行的事情,可以用 Fiverr.com 請專業的人處理。

面對不是自己專業領域的事情,與其在那邊花時間查詢資料、到處詢問,不如直接交給該領域的專家處理。

不要逞強吝嗇死要面子不交給別人做,因為如此耽誤的也只會是你自己的時間。

#8 不干你的事不要管

➤ 超過自己所能承受的事情量,就請勇敢拒絕。

這點最常出現在職場上,就是因為不懂得「拒絕」,只要是別人委託的事就全盤接受,那麼最後忙不過來的也只是你自己。

沒有人會同情你事情很多想幫你分擔,你有你自己的份內事,對於外在不合理的事務委託,請大聲說不。

#9 安排時段給每件事

➤ 給每項任務都安排一段專門的時間,全心執行。

每件事情都需要安排一段固定的時間去執行,即便是簡單的查看郵件、回覆訊息,我都會排一段固定的時間。

在該時段中,就是全神貫注處理該件事務。而該時段過後,就不要再理會此事,直到下次它的時段到來。

如此一來,專門時段處理比起邊做其他事邊處理:

  • 降低了遺漏事務的可能性
  • 在執行每件事時更能保持專注
  • 具體化自己處理這些事所花的時間

#10 零碎時間規劃未來

➤ 花些零碎時間規劃未來要執行的任務。

記得花一些時間規劃隔日或是未來的行程,可以是某個空檔,或是一整天的最後睡前的五分鐘。

在排訂行程的同時,也是訓練自我對於「時間」的敏感度,更同時了解自己的工作效率。

但要記住,請對自己「誠實」,做多久就是多久,剛開始會高估或低估很正常,不斷調整才是最佳作法。

時間管理
時間管理列表

Call To Action

Click here to change this text. Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.

如何提升工作效率 – 提高專注力

提升工作效率

在效率的課題中,「專注力」是最主要的一項因素,我一樣歸納出了 10 點。


#1 找到適合的環境

➤ 幫自己找到一個舒適但不習慣的環境。

環境是影響專注力最重要的原因之一,好的環境可以讓你保持專注,壞的環境只會讓你持續分心。

至於什麼才是最佳的環境?這並沒有正確答案,像我就喜歡完全沒有聲音的小空間,而有人則會希望有一些自然的環境聲。

我認為選擇環境必須「舒適但不習慣」,舒適對於專注力的提升有幫助,但太習慣一個環境,反倒會造成分心,需從中取得平衡。

#2 搭配適當的工具

➤ 不要吝於使用能讓專注力更加提升的工具。

適當的工具也會是影響專注力的因素,我認為工具可以分為兩種:

  • 主要工具:像是文具、電腦、網路 … 等等一些辦公時「必備」的工具。
  • 輔助工具:像是坐墊、冷氣、音樂 … 等等一些能夠幫助你更「專注」的工具。

兩種工具都很重要,如果你的網路太慢網頁跑太慢容易讓你分心,請加強你的網速;而如果你覺得太熱導致一直無法專注,請不要吝於開冷氣。

#3 排除分心的因素

➤ 找出讓你分心的原因,並想辦法將它們隔絕。

你仔細思考,一定會知道平常會讓你分心的東西是哪些?

  • 手機的訊息提示?
  • 電子郵件的通知?
  • 桌面上的小物?

請找出它們,並想辦法盡可能排除掉這些導致你分心的原因。

  • 手機設定僅接收重要訊息
  • 關閉電子郵件的通知
  • 將桌面上小物清空

#4 對工作保有熱情

➤ 對枯燥乏味的工作注入熱情的元素吧。

做一件你很有興趣非常喜歡做的事情,跟做一件你完全沒興趣超級不想做的事情,哪個效率會比較好?

正常來講都會是做自己有興趣、有熱情的事情,才會保持最高的專注力,還有最佳的效率。

不過也不是每件事都是自己有興趣的事情,你也許不能改變事情的本質,但你能改變對他的態度,再乏味的工作都能加入自己有興趣的部分。

#5 有效地排除雜念

➤ 在雜念出現之前,先制定一套處理方式。

一些需要高專注度的工作,就需要非常心無旁騖地執行,這種時候心中更不可以有任何雜念。

  • 當下可以在心裡提醒自己,先保持專注,等處理完再思考。
  • 在平時也可以透過一些打坐或冥想,來適當地排除這些雜念。

我自己是習慣在睡前把一些有的沒的全部都先想過一輪,並給自己一個「結果或答案」,當下次工作時真的不小心又想到,就能依照此結果更快速地帶過這些雜念。

#6 適合自己的睡眠

➤ 根據你的身體,調整你的作息。

其實並沒有任何科學根據表示早睡早起的人做事一定比較有效率,更重要的應該是要找到適合你自己的睡眠時間。也許有人一天需要睡滿八小時,而有人可能睡三個小時精神就能全恢復。

不用一味去學別人的作息,每個人身體的巔峰時段都不一樣,還不如跟隨自己的作息步調,找到適合自己的睡眠習慣最重要。

推薦大家可以花個五分鐘,看看艾爾文的這部影片:

#7 良好的飲食習慣

➤ 定時用餐,並隨時補給大腦所需養分。

有些人堅持把所有事情在一段時間內全部做完,可能吃飯時間到了也不去吃,繼續處理事情。

而這樣子的行為其實只會導致自己的專注力下降,處理事務的效率大幅下降。保持良好的飲食習慣很重要,在該吃飯的時間就放下手邊的工作去吃飯吧。

另外,在工作期間可以適時補充「水份、堅果類、低升糖素食物,這些都能夠幫助大腦提升專注力。

延伸閱讀:讓你整天維持高度專注力的飲食組合:低GI食物為主的三餐+堅果類點心

#8 運動習慣要養成

➤ 至少半小時的運動,促使大腦更專注。

不管平時多忙碌,都該在固定的時間排定運動時間,至少一個星期至少花一個晚上運動。

而運動種類不限制,但以有氧運動為佳,像是游泳、跑步、騎腳踏車,最好能持續半小時以上,並達到最大心跳率 65~75%。

最主要是要提高正腎上腺素以及多巴胺,這是大腦兩大最重要的神經傳導物質,對專注力有很大的影響。

延伸閱讀:如何透過運動來提升專注力?

#9 適當休息不可少

➤ 根據專注力長短,分配適當的休息時間。

總是說「休息是為了走更長遠的路」,而在保持專注力這塊,休息也佔了很大比例的因素。

據研究指出,人類是沒有辦法一直專心的,平均的專注時間約在 18~25 分鐘左右,所以才會有所謂的番茄鐘工作法出現。

當然每個人可專注的長度有長有短,而所搭配的休息時間也會不太一樣,可以參考這篇文章:《工作多久暫停最能保持專注力?3 種聰明休息模式

#10 做不下去請抽離

➤ 適時抽離工作環境,幫助找回專注狀態。

當你開始工作後,發現自己一直無法專注,可能過了半小時甚至一小時都還沒進入狀況,那麼我會建議你換個工作做,或是就不要做了。

許多人即使做不下去也都硬逼自己繼續做,但在無法專注的情況下,你所做出來的成果絕對不會太好,與其一直做不好,不如等狀況好後,一次做到最好。

有時候,適當的抽離工作環境,出去吃吃東西、騎騎車、走走路,都能幫助你更快回到狀態上繼續完成工作。

提升專注力
提升專注力列表
Call To Action

Click here to change this text. Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.

結論

以上就是這次為大家整理的創業者們工作技巧,以及分析的共 20 點時間管理與提升工作效率的方法,希望對大家能有所幫助。

但最後我還是想要強調,文中的 20 點不一定全部都要做到,因為每個人所適合的方式都不一樣,也許適合我的不適合你,而適合你不適合我。

看看文中的每位創業家,他們所運用的方式也都不相同,所以找到一個最適合自己的工作方式才是最重要的,一起加油吧,祝福你!

本文參考至:

註:本篇圖片皆取自 Google,若有侵權請告知,會立即撤除圖片。

目前我正在籌備一堂線上課程《SEO終極處方箋》,如果你已經有網站,但卻遲遲沒看見任何成效,歡迎加入課程等候名單,將會收到關於課程的第一手資訊。

如果你想要更密切追蹤我的動態,歡迎加入 Dean 的 Telegram 秘密基地。我會把我撰寫的文章,以及平常看到不錯的資訊在第一時間分享給大家。


如果這篇文章有幫助到你,請幫我拍手 5 下鼓勵我,
只要花 30 秒登入 FB 或 Google,不用花任何錢就能支持我,
回饋將由 LikeCoin 基金會配發 (可以看我寫的 LikeCoin 介紹文章),
你的支持將會是我創作的最大動力!快快點擊拍手按鈕吧 ☟☟☟

28 thoughts on “如何提升工作效率?讓創業家告訴你20個最有效的方法”

  1. 不要在辦公場所做別的事、辦公場所不用FB都好難喔QAQ
    但很認同把覺得困難或痛苦的事先做完
    一方面會覺得已經完成很多事了,另一方面心裡也會輕鬆很多
    感覺這篇文章很適合一陣子讀一次。應該會有不同領悟,感謝分享

    1. 我辦公時倒是真的不會用社交軟體耶!可能平常就沒用的習慣XD
      其實我比較偏好把簡單的事情先做完,因為我的個性如果難的先處理完,很容易會覺得剩下的都很簡單,然後就開始偷懶QQ

  2. 感謝版主分享,實在太實用了!
    而且mindmeister真的太好用,類似心智圖,可以歸納出很多很多的重點!

    1. 其實我沒用過那個耶,我都用 Trello 居多 XD
      不過剛剛看了一下似乎是我會感興趣的系統,有時間來研究一下寫成文章好了~

  3. 我坐在椅子上沒多久寫文章很容易睡著,所以很喜歡寫文章前至少半小時的運動、沖個澡,讓自己更專注簡單的事情,一步一步慢慢開始做起。

  4. 比錢更貴的是時間,比時間更貴的是「專注力」。專注力真的是每個人都面臨的課題,謝謝版主提供這麼多實用的方法,其中我覺得最重要也最難做到的大概是保持固定運動習慣,時常會因其他當下緊急的事情而忽略了,非常需要刻意訓練自己。

    1. 運動的確是很常被現代人遺忘的一環,我自己都會在一星期開始時先排定哪天的什麼時刻要運動,就會想辦法要在這天前將事情做完。但如果有緊急的事情的話,也會在處理完後,抽空找時間稍微流流汗,給你參考看看 ~

  5. 這篇文章對現代所有人幫助很大!
    我自己也常常工作做到一半,就被手機顯示的通知給分散注意力了
    不知不覺就浪費掉很多時間,我覺得第六點:把自己不想做的事先解決掉
    這點超有用~~謝謝版主 已收藏!

    1. +1我也是,所以我現在工作時都把所有通知關掉XD
      把自己不想做的事先解決真的很有用,難的解決了,簡單的就輕鬆了,整理來說更有效率!

  6. 超同意社群網站就是生產力的殺手
    真的很想把手機的FB跟IG刪掉
    但是我根本不記得密碼
    等於刪掉就再也不能用了吧哈哈哈哈

  7. 這些概念跟時間管理誰吃了那隻青蛙都很相似!
    但就是幫助人們可以更專心地去做自己的事情~

  8. 這文章適用於一輩子呀!! 工作很重要但是又很多人排斥。這樣就沒效率~~~ 感謝版主分享…我要改進改進 哈哈哈哈

    1. 成功人士的經驗用錢也買不到阿!得好好珍惜!
      我打完文章也發現我有很多地方可以更加改進,一起加油加油!

  9. 以前我也是對於做事完全沒概念,
    效率超級差。
    直到會分辨工作輕重緩急,及其方法,真的大大改變了效率問題。
    謝謝版主分享 ,讓更多人受惠。

Leave a Comment

發佈留言必須填寫的電子郵件地址不會公開。 必填欄位標示為 *