提升工作效率

如何提升工作效率?

讓創業家告訴你20個最有效的方法


前言

這陣子在撰寫一些有關提升工作效率、時間管理、專注力的相關文章,查詢資料時就有發現一些蠻有趣的文章,覺得大家沒看到實在太可惜了。

於是我將這些文章彙整,再加上一些個人的觀點,整理成這篇文章分享給大家,希望每個人都能從中學習到一些技巧知識。

參考的文章連結我會放在文末,如果有興趣的人也可以點擊查看,接著就讓我們開始今天的主題吧!

如何提升工作效率 – 看看創業家們怎麼說?

#1 Asana 共同創辦人兼執行長 Dustin Moskovitz

Dustin Moskovitz

#2 Sensara Technologies 首席執行官 Bharath Kumar

Bharath Kumar

#3 連續創業家兼技術顧問 Matt DeCelles

Matt DeCelles

#4 Lunar Logic Polska 創辦人 Paul A. Klipp

Paul A. Klipp

#5 大學教授兼多間新創公司的創辦人 Bryan Guido Hassin

Bryan Guido Hassin

#6 Hidden Reflex 創辦人 Alok Bhardwaj

Alok Bhardwaj



#7 Crisp 創始人兼首席執行官 Gokul Nath Sridhar

Gokul Nath Sridhar

#8 Splento 的創始人兼首席執行官 Roman Grigorjev

Roman Grigoriev

#9 Lolabox 共同創辦人 Christian Sutardi

Christian Sutardi

#10 銷售訓練師 Jason Kanigan

Jason Kanigan

#11 心理治療師兼 NLP 訓練師 Ivan Staroversky

Ivan Staroversky

#12 Staff.com 創辦人 Rob Rawson

Rob Rawson

#13 網路創業家 Daniel Tan Kh

Daniel Tan Kh

如何提升工作效率 – 時間管理

時間

為什麼有些人的一天感覺不只有 24 小時,人家需要花兩天的事情,他一天就做完了。

這就要講到「時間管理」的重要性了,依據前述幾位創業家的分享,我從其中歸納出 10 點。


#1 把目標由大拆小

➤ 試著將大的目標,拆成一個一個的小目標。

舉例來說,假如今日需要產出一篇文章:

  • 「我今天的目標是打完這篇文章!」
  • 「1. 完成關鍵字搜索;2. 搜尋相關資料;3. 撰寫內文 …. 」

拆成小目標可以更具體了解自己需要完成哪些事,而並非雜亂無章,導致最終每件事都做一半。

#2 預估與分配時間

➤ 預估每件事需要花費的時間與精力,並進一步去分配。

需要先了解自己狀態,再了解事情性質,最後決定該在什麼時候做什麼,像我自己就是:

  • 早上很容易沒精神,所以就排定一些不需要高專注力的事情,EX:回覆網站留言
  • 下午可能就精神比較好,就可以開始查找資料,撰寫文章 … 等。

要注意,每個人的習慣都不一樣,找到一套最適合自己的方法很重要。

#3 給自己彈性時間

➤ 在排行程時,為自己留些能夠彈性運用的時間。

像我如何更有效率寫文章?分享我的每日更文小技巧這篇文章中有提到,我建議在每安排每項行程時,都預留 5~10 分鐘作為「彈性時間」。

用以應付突如其來的狀況,讓自己能夠有個緩衝的時間。就算沒有狀況發生,也可以將後續行程往前拉,或是對於執行完的任務 Double Check。

#4 專注一件事就好

➤ 專心完成一件事,而非分心同時做許多事。

人類的大腦比較適合一次處理一件事情,專注於當下所做的那件事會是最有效率的作法。

  • ✘ 同時處理兩件或兩件以上的事情 ☛ 到最後所有事情都沒有完成
  • ✔ 一次就只專注於正在處理的事情 ☛ 事情很快就完成,接著再執行下一項任務

#5 重要的事要先做

➤ 比較重要或是比較複雜的事情,需要先完成。

那些比較重要或是比較複雜的事情,所需要的專注程度勢必需要更高。而人們卻因為惰性,常常喜歡先處理比較簡單輕鬆的事情,但那樣會造成:

  • 當你要處理重要的事情時,你的注意力已經開始渙散了 (或是精力不足)
  • 你會發現當你開始處理重要的事情時,時間已經所剩不多

不過,如果是對於一些需要時間進入狀況的任務,我認為就可以從簡單的事情做起,到執行複雜任務時反倒會是最佳狀態。

#6 馬上能完成的先做

➤ 如果是在短時間內就可以完成的事情,請立馬去執行。

就像前一節 Christian Sutardi 所提到的「兩分鐘定律」,先去思考該件事情是否能在兩分鐘內就完成?

  • 如果可以,當下就立馬完成
  • 如果不行,排定到未來行程

如此一來,不但會因為「正向時間壓力」增加了處理事情的速度;更會培養自己「做就對了」的好習慣。

#7 交給比你專業的人

➤ 如果不是自己在行的事情,就交給別人做吧。

也一樣來自前一節 Matt DeCelles 所提,對於自己不在行的事情,可以用 Fiverr.com 請專業的人處理。

面對不是自己專業領域的事情,與其在那邊花時間查詢資料、到處詢問,不如直接交給該領域的專家處理。

不要逞強吝嗇死要面子不交給別人做,因為如此耽誤的也只會是你自己的時間。

#8 不干你的事不要管

➤ 超過自己所能承受的事情量,就請勇敢拒絕。

這點最常出現在職場上,就是因為不懂得「拒絕」,只要是別人委託的事就全盤接受,那麼最後忙不過來的也只是你自己。

沒有人會同情你事情很多想幫你分擔,你有你自己的份內事,對於外在不合理的事務委託,請大聲說不。

#9 安排時段給每件事

➤ 給每項任務都安排一段專門的時間,全心執行。

每件事情都需要安排一段固定的時間去執行,即便是簡單的查看郵件、回覆訊息,我都會排一段固定的時間。

在該時段中,就是全神貫注處理該件事務。而該時段過後,就不要再理會此事,直到下次它的時段到來。

如此一來,專門時段處理比起邊做其他事邊處理:

  • 降低了遺漏事務的可能性
  • 在執行每件事時更能保持專注
  • 具體化自己處理這些事所花的時間

#10 零碎時間規劃未來

➤ 花些零碎時間規劃未來要執行的任務。

記得花一些時間規劃隔日或是未來的行程,可以是某個空檔,或是一整天的最後睡前的五分鐘。

在排訂行程的同時,也是訓練自我對於「時間」的敏感度,更同時了解自己的工作效率。

但要記住,請對自己「誠實」,做多久就是多久,剛開始會高估或低估很正常,不斷調整才是最佳作法。

時間管理
時間管理列表


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如何提升工作效率 – 提高專注力

提升工作效率

在效率的課題中,「專注力」是最主要的一項因素,我一樣歸納出了 10 點。


#1 找到適合的環境

➤ 幫自己找到一個舒適但不習慣的環境。

環境是影響專注力最重要的原因之一,好的環境可以讓你保持專注,壞的環境只會讓你持續分心。

至於什麼才是最佳的環境?這並沒有正確答案,像我就喜歡完全沒有聲音的小空間,而有人則會希望有一些自然的環境聲。

我認為選擇環境必須「舒適但不習慣」,舒適對於專注力的提升有幫助,但太習慣一個環境,反倒會造成分心,需從中取得平衡。

#2 搭配適當的工具

➤ 不要吝於使用能讓專注力更加提升的工具。

適當的工具也會是影響專注力的因素,我認為工具可以分為兩種:

  • 主要工具:像是文具、電腦、網路 … 等等一些辦公時「必備」的工具。
  • 輔助工具:像是坐墊、冷氣、音樂 … 等等一些能夠幫助你更「專注」的工具。

兩種工具都很重要,如果你的網路太慢網頁跑太慢容易讓你分心,請加強你的網速;而如果你覺得太熱導致一直無法專注,請不要吝於開冷氣。

#3 排除分心的因素

➤ 找出讓你分心的原因,並想辦法將它們隔絕。

你仔細思考,一定會知道平常會讓你分心的東西是哪些?

  • 手機的訊息提示?
  • 電子郵件的通知?
  • 桌面上的小物?

請找出它們,並想辦法盡可能排除掉這些導致你分心的原因。

  • 手機設定僅接收重要訊息
  • 關閉電子郵件的通知
  • 將桌面上小物清空

#4 對工作保有熱情

➤ 對枯燥乏味的工作注入熱情的元素吧。

做一件你很有興趣非常喜歡做的事情,跟做一件你完全沒興趣超級不想做的事情,哪個效率會比較好?

正常來講都會是做自己有興趣、有熱情的事情,才會保持最高的專注力,還有最佳的效率。

不過也不是每件事都是自己有興趣的事情,你也許不能改變事情的本質,但你能改變對他的態度,再乏味的工作都能加入自己有興趣的部分。

#5 有效地排除雜念

➤ 在雜念出現之前,先制定一套處理方式。

一些需要高專注度的工作,就需要非常心無旁騖地執行,這種時候心中更不可以有任何雜念。

  • 當下可以在心裡提醒自己,先保持專注,等處理完再思考。
  • 在平時也可以透過一些打坐或冥想,來適當地排除這些雜念。

我自己是習慣在睡前把一些有的沒的全部都先想過一輪,並給自己一個「結果或答案」,當下次工作時真的不小心又想到,就能依照此結果更快速地帶過這些雜念。

#6 適合自己的睡眠

➤ 根據你的身體,調整你的作息。

其實並沒有任何科學根據表示早睡早起的人做事一定比較有效率,更重要的應該是要找到適合你自己的睡眠時間。也許有人一天需要睡滿八小時,而有人可能睡三個小時精神就能全恢復。

不用一味去學別人的作息,每個人身體的巔峰時段都不一樣,還不如跟隨自己的作息步調,找到適合自己的睡眠習慣最重要。

推薦大家可以花個五分鐘,看看艾爾文的這部影片:

#7 良好的飲食習慣

➤ 定時用餐,並隨時補給大腦所需養分。

有些人堅持把所有事情在一段時間內全部做完,可能吃飯時間到了也不去吃,繼續處理事情。

而這樣子的行為其實只會導致自己的專注力下降,處理事務的效率大幅下降。保持良好的飲食習慣很重要,在該吃飯的時間就放下手邊的工作去吃飯吧。

另外,在工作期間可以適時補充「水份、堅果類、低升糖素食物,這些都能夠幫助大腦提升專注力。

延伸閱讀:讓你整天維持高度專注力的飲食組合:低GI食物為主的三餐+堅果類點心

#8 運動習慣要養成

➤ 至少半小時的運動,促使大腦更專注。

不管平時多忙碌,都該在固定的時間排定運動時間,至少一個星期至少花一個晚上運動。

而運動種類不限制,但以有氧運動為佳,像是游泳、跑步、騎腳踏車,最好能持續半小時以上,並達到最大心跳率 65~75%。

最主要是要提高正腎上腺素以及多巴胺,這是大腦兩大最重要的神經傳導物質,對專注力有很大的影響。

延伸閱讀:如何透過運動來提升專注力?

#9 適當休息不可少

➤ 根據專注力長短,分配適當的休息時間。

總是說「休息是為了走更長遠的路」,而在保持專注力這塊,休息也佔了很大比例的因素。

據研究指出,人類是沒有辦法一直專心的,平均的專注時間約在 18~25 分鐘左右,所以才會有所謂的番茄鐘工作法出現。

當然每個人可專注的長度有長有短,而所搭配的休息時間也會不太一樣,可以參考這篇文章:《工作多久暫停最能保持專注力?3 種聰明休息模式

#10 做不下去請抽離

➤ 適時抽離工作環境,幫助找回專注狀態。

當你開始工作後,發現自己一直無法專注,可能過了半小時甚至一小時都還沒進入狀況,那麼我會建議你換個工作做,或是就不要做了。

許多人即使做不下去也都硬逼自己繼續做,但在無法專注的情況下,你所做出來的成果絕對不會太好,與其一直做不好,不如等狀況好後,一次做到最好。

有時候,適當的抽離工作環境,出去吃吃東西、騎騎車、走走路,都能幫助你更快回到狀態上繼續完成工作。

提升專注力
提升專注力列表

結論

以上就是這次為大家整理的創業者們工作技巧,以及分析的共 20 點時間管理與提升工作效率的方法,希望對大家能有所幫助。

但最後我還是想要強調,文中的 20 點不一定全部都要做到,因為每個人所適合的方式都不一樣,也許適合我的不適合你,而適合你不適合我。

看看文中的每位創業家,他們所運用的方式也都不相同,所以找到一個最適合自己的工作方式才是最重要的,一起加油吧,祝福你!


延伸閱讀:什麼是番茄鐘工作法?六款番茄鐘APP推薦
延伸閱讀:如何更有效率寫文章?分享我的每日更文小技巧
延伸閱讀:反虛假社交APP分享!minutiae運作模式介紹與實測心得
延伸閱讀:知識型Youtuber推薦!看影片也能自我成長
延伸閱讀:Podcast是什麼?完整中文Podcast推薦名單


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26 thoughts on “如何提升工作效率?讓創業家告訴你20個最有效的方法”

  1. 不要在辦公場所做別的事、辦公場所不用FB都好難喔QAQ
    但很認同把覺得困難或痛苦的事先做完
    一方面會覺得已經完成很多事了,另一方面心裡也會輕鬆很多
    感覺這篇文章很適合一陣子讀一次。應該會有不同領悟,感謝分享

    1. 我辦公時倒是真的不會用社交軟體耶!可能平常就沒用的習慣XD
      其實我比較偏好把簡單的事情先做完,因為我的個性如果難的先處理完,很容易會覺得剩下的都很簡單,然後就開始偷懶QQ

  2. 感謝版主分享,實在太實用了!
    而且mindmeister真的太好用,類似心智圖,可以歸納出很多很多的重點!

    1. 其實我沒用過那個耶,我都用 Trello 居多 XD
      不過剛剛看了一下似乎是我會感興趣的系統,有時間來研究一下寫成文章好了~

  3. 我坐在椅子上沒多久寫文章很容易睡著,所以很喜歡寫文章前至少半小時的運動、沖個澡,讓自己更專注簡單的事情,一步一步慢慢開始做起。

  4. 比錢更貴的是時間,比時間更貴的是「專注力」。專注力真的是每個人都面臨的課題,謝謝版主提供這麼多實用的方法,其中我覺得最重要也最難做到的大概是保持固定運動習慣,時常會因其他當下緊急的事情而忽略了,非常需要刻意訓練自己。

    1. 運動的確是很常被現代人遺忘的一環,我自己都會在一星期開始時先排定哪天的什麼時刻要運動,就會想辦法要在這天前將事情做完。但如果有緊急的事情的話,也會在處理完後,抽空找時間稍微流流汗,給你參考看看 ~

  5. 這篇文章對現代所有人幫助很大!
    我自己也常常工作做到一半,就被手機顯示的通知給分散注意力了
    不知不覺就浪費掉很多時間,我覺得第六點:把自己不想做的事先解決掉
    這點超有用~~謝謝版主 已收藏!

    1. +1我也是,所以我現在工作時都把所有通知關掉XD
      把自己不想做的事先解決真的很有用,難的解決了,簡單的就輕鬆了,整理來說更有效率!

  6. 超同意社群網站就是生產力的殺手
    真的很想把手機的FB跟IG刪掉
    但是我根本不記得密碼
    等於刪掉就再也不能用了吧哈哈哈哈

  7. 這文章適用於一輩子呀!! 工作很重要但是又很多人排斥。這樣就沒效率~~~ 感謝版主分享…我要改進改進 哈哈哈哈

    1. 成功人士的經驗用錢也買不到阿!得好好珍惜!
      我打完文章也發現我有很多地方可以更加改進,一起加油加油!

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